皆さん、こんにちは。
HAYAWAZAplusです。
日々HAYAWAZAをご利用されている中で、「書き出しができない」「書き出し件数が0件になっちゃう」といった経験はございませんか？
仕訳エディタにはちゃんとデータがあるのに、なぜか書き出しができない時、
そこにはいくつかの原因が考えられます。
今回のコラムでは、書き出しができない時に遭遇しやすい主な原因と、
それぞれの対処法について詳しくご説明していきますね。
書き出しができない主な原因
書き出しがうまくいかない場合、以下の点を確認してみてください。
書き出したいデータの日付と、事業所の会計期間に相違がある
例：令和6年1月1日～令和6年12月31日の会計期間に対し、令和7年1月の仕訳データを書き出そうとしているなど。
1枚の伝票内に複数の日付が混在している（仕訳として完成していない）
同一伝票内で、例えば1月1日と1月2日のように日付が異なる仕訳行が混ざっている場合。
※この場合、仕訳エディタで仕訳の背景色が赤色となります。
1枚の伝票内で、貸借のバランスが合っていない（仕訳として完成していない）
借方と貸方の金額が一致せず、アンバランスな仕訳になっている場合。
※この場合、仕訳エディタで仕訳の背景色が黄色となります。
金額が0円の伝票が含まれている
取り込んだ仕訳の中で、勘定科目があるのに金額が0円（空白）となっている仕訳が含まれている場合。
仕訳エディタすべての仕訳が書き出し件数に上がってきません。
体験版をご利用で、書き出し件数制限がある
HAYAWAZAの体験版では、書き出し可能なデータ件数に上限が設けられています。
※体験版の書き出し上限は500件となっています。
それぞれの原因に対する具体的な対処法
それでは書き出しができない原因に対する対処法についてみていきましょう。
書き出したいデータの日付と、事業所の会計期間に相違がある
書き出したいデータに相違がなければ、
書き出し画面の「会計期間外も対象とする」にチェックを入れ、
「対象期間を指定する」より、書き出したいデータの期間を選択してください
書き出したいデータの日付が間違っている場合は、仕訳ディタに戻って修正するか、
パターンなどを修正して、再度コンバートをします。
仕訳エディタで直す場合は、右クリックで表示される、「一括修正」の機能が便利です。
※仕訳エディタ上では日付の手修正は可能ですが、未変換リスト上で日付を修正することはできません。
仕訳として完成していない
複合仕訳の伝票で日付エラー（赤）や、バランスエラー（黄）が出ている場合、
書き出し処理を行いません。
1枚の伝票内に複数の日付が混在している場合、日付エラーとして表示されます。
複合仕訳のバランス差額エラー
1枚の伝票内で貸借のバランスが合っていない場合、バランス差額エラーとなります。
取り込み仕訳全体の貸借バランスがあっていても、伝票単位ではバランスがあっていないとこのエラーとなります。
これらのエラーが表示された場合、まず元データの数字が間違っていないかを改めて確認し、
必要に応じてパターンの修正や手動での修正を行います。
HAYAWAZAでは、特に指定のない限り、「1シートを1枚の振替伝票として」処理しています。
もし元データに、日付ごと、取引先ごと、伝票番号ごとなど、「どこからどこまでが1枚の伝票なのか」を判断できる材料がある場合は、パターン設定の「仕訳No.機能」で指定が可能です。
たとえば、以下の設定画面のように、F列にある取引先ごとに振替伝票を作成する設定にできます。
機能名は「No.」となっていますが、このように文字列ごとの設定もできちゃいます！
もちろん、I列にある伝票番号ごとに伝票を分ける、といった設定も可能です。
詳しくは動画でもご紹介していますので、ご確認ください。
もし元データに伝票を区切る判断材料がない時は、
仕訳エディタ上でまとめたい仕訳を選択し、複合仕訳としてまとめることも可能です。
仕訳エディタで対象の仕訳を選択後、右クリックして
表示されるメニューから「複合仕訳にまとめる」を選択してください。
金額が0円の伝票が含まれている
パターン設定で、「0円仕訳を作成する」にチェックを入れてコンバートすると
0円の仕訳を作成することができます。
また、追加仕訳などで、金額が0円の仕訳を作成することも可能です。
しかし、勘定科目があるのに金額が0円の仕訳が含まれていると、
その振替伝票だけでなく、書き出し対象であるすべての仕訳が書き出せません。
もし0円の仕訳を書き出したい場合は、
書き出し画面で「金額が「0円」の仕訳を書き出す」にチェックを入れて書き出し処理を行ってください。
この設定により、0円の仕訳も正しく書き出せるようになります。
体験版をご利用で、書き出し件数制限がある
体験版ご利用のお客様へ：書き出し制限について
HAYAWAZAの体験版では、書き出し件数を500件までと制限させていただいております。
現在体験版をご利用中で、この制限によってご不便をおかけしている場合は、
この機会にぜひ製品版へのご検討をお願いいたします。
製品版では、件数の制限なくスムーズに書き出しを行っていただけます。
製品版をご契約済みのお客様へ：ライセンスの切り替えについて
すでに製品版をご契約済みのお客様で、もし「体験版の書き出し制限がかかってしまう」という場合は、
体験版ライセンスから製品版ライセンスへの切り替えがまだ行われていない可能性がございます。
お手数ですが、以下の動画を参考に、ライセンスの切り替え手続きをお願いいたします。
バージョンや機能による違いについて
今回のコラムでご紹介した書き出しができない原因に関しては、全会計ソフト共通となります。
会計ソフト版によっては、書き出し件数は上がっていても、
書き出しボタンをクリックした際に表示される警告画面等、各会計ソフト版によって相違があります。
補助科目管理・部門管理・取引先管理をしている勘定科目で該当の項目がセットされていないなど
書き出し画面前に表示される項目についても、ご確認いただけますようお願いします。
また、不具合により正常に書き出しができないことも考えられます。
恐れ入りますが、最新版へのアップデートもご確認いただけますようお願いいたします。
まとめと困った時のご案内
今回のコラムでは、「書き出しができない」場合の主な原因と対処法についてご紹介しました。
もし書き出しがうまくいかない時は、まずは作成した仕訳内容を再度ご確認いただくようお願いいたします。パターン設定などで回避できる問題であれば、一度設定を見直すことで、次回からはスムーズに書き出しができるようになるはずです。
「どういう設定をしたら次からはもっとスムーズに書き出しができるんだろう？」といったご不明な点や、お困りのことがございましたら、どうぞお気軽にサポートまでご連絡ください。
また、HAYAWAZAでは、より具体的なサポートをご希望のお客様のために、YouTube動画のほか、ウェブ会議システムを利用した「HAYAWAZAオンラインスクール」も開催しております。
「このExcelから希望の仕訳を作成したい」
「自分で設定してみたけど、これで大丈夫？」といった個別のご質問やご要望に、
弊社サポートスタッフが直接お答えするHAYAWAZAオンラインスクールは、大変ご好評をいただいております。
「電話やメールだけでは、いまひとつ分かりにくい…」と感じる方は、ぜひこの機会にご利用ください。
今回のコラム、いかがでしたでしょうか？
書き出し処理でお困りの際は、参考になさってください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
